Archiwizacja dokumentów

Składanie i przechowywanie dokumentacji, w tym osobowej, płacowej, księgowej staje się coraz bardziej domeną firm zewnętrznych. Przyczyny tego należy upatrywać przede wszystkim w redukcji kosztów oraz profesjonalizacji procesu zarządzania dokumentacją poprzez szybki i wygodny dostęp do dokumentów oraz zwiększenie bezpieczeństwa danych. Outsourcing archiwizacji dokumentacji zmniejsza koszty stałe i osobowe oraz eliminuje konieczność utrzymania osobnej powierzchni biurowej/magazynowej wraz z wyposażeniem i zabezpieczeniami.

Korzystając z naszej wiedzy otrzymasz obiektywne informacje dotyczące:

• oceny stanu oraz kategorii archiwalnych Twojej dokumentacji,
• oceny ryzyka przedostania się Twoich poufnych danych do „niepowołanych rąk” podczas przechowywania dokumentacji w własnym zakresie oraz profesjonalnej archiwizacji zewnętrznej,
• jakie są mocne i słabe strony outsourcingu archiwizacji dokumentów dla Twoich procesów,
• czym się charakteryzuje usługa archiwizacji dokumentacji i jakie czynności wchodzą w jego skład, w tym:
  • pakowanie i transport
  • porządkowanie
  • rejestracja i digitalizacja
  • składowanie
• adekwatnej dla Twojej firmy formy przechowywania dokumentacji,
• profesjonalnych pomieszczeń oraz zabezpieczeń do archiwizacji dokumentacji,
• internetowy dostęp poprzez łącze VPN do archiwizowanej dokumentacji oraz generowanie statystyki ruchów poszczególnych akt,
• ile Twoja firma może zaoszczędzić na zleceniu zewnętrznej firmie archiwizacji dokumentacji,
• czynności jakie muszą zostać poczynione po Twojej stronie przed i w trakcie rozpoczęcia współpracy z firmą zewnętrzną,
• przedziału stawek na rynku wynagrodzenia dla firm zewnętrznych za składanie i przechowywanie dokumentacji,
• wyboru partnera zewnętrznego oraz aspektów na które trzeba uważać przy podpisaniu umowy o współpracę z firmą zewnętrzną.

Czy outsourcing archiwizacji dokumentów jest dla Twojej firmy dobrym rozwiązaniem i jakie koszty i korzyści niesie ze sobą? Na to pytanie odpowiemy przygotowując analizę dopasowaną do Twoich potrzeb.

Jeśli cenisz Sobie wygodę, profesjonalizm, obiektywizm oraz zaufanie – możesz nawiązać po otrzymaniu analizy współpracę z naszym ekspertem.