Notatka służbowa to jedna z form dokumentu stosowana najczęściej wewnątrz danej firmy czy instytucji. Służy do oficjalnego komunikowania się pomiędzy pracownikami, bez względu na posiadany w firmie status. To rodzaj pisma, które może zostać wykorzystany pod względem prawnym w celu potwierdzenia przyjętych ustaleń czy w celu skutecznej weryfikacji. Aby notatka służbowa zyskała tak duże znaczenie musi zostać prawidłowo zredagowana.
Notatka służbowa w stosunku pracy
Notatka służbowa może zostać zastosowana w każdym obszarze komunikacji w firmie. Najlepiej sprawdza się w dużych organizacjach, tak gdzie pracuje sporo pracowników, a tematy ich absorbujące są mocno zróżnicowane. Zdarza się więc, że przekazywanie sobie informacji natrafia na wiele przeszkód i może ona ostatecznie dotrzeć do celu wyraźnie zniekształcona. Tego rodzaju dokument, dzięki sformalizowaniu, daje gwarancję, że z jego treścią zapoznają się dokładnie ci pracownicy, których ona dotyczy.
Najwięcej wątpliwości zastosowanie notatki służbowej budzi wówczas, gdy dotyczy ona stosunku pracy. Kodeks pracy bowiem nie wspomina o tej formie komunikacji, ale wiadomo, że sąd najwyższy dopuszcza tego rodzaju dokument dotyczący indywidualnego pracownika. Związane jest to z obowiązkiem pracodawcy prowadzenia dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy.
Notatka służbowa funkcjonująca w zakresie stosunku pracy najczęściej wykorzystywana jest przez pracodawcę w sposób negatywny. Służy do zbierania argumentów w celu nałożenia na pracownika kary. Bywa jednak, że zamienia się w formalną pochwałę opisującą pozytywne zaangażowanie pracownika i w ten sposób również może być wykorzystywana. Tego rodzaju narzędzie powinno zostać przez pracodawcę zastosowane tylko w przypadku istotnych zdarzeń in plus lub in minus oraz zawierać wyłącznie ważne dla dalszego biegu wydarzeń fakty, które wpłynęły na taką czy inną ocenę pracodawcy.
Poddanie tak głębokiemu sformalizowaniu tej pisemnej formy sprawia, że za bezprawne uznaje się notatki dot. pracownika niezwiązane z jego zatrudnieniem czy takie, które podają nieprawdziwe informacje. Analiza sądowa nieprawdziwych dokumentów może przysporzyć pracodawcy wiele problemów.
Kto może sporządzać notatkę służbową w stosunku pracy?
Nie ma jednej prawnej interpretacji określającej osobę uprawnioną do sporządzania notatki służbowej na temat pracownika, zatem przyjmuje się, że może ją spisać każdy. W praktyce oznacza to najczęściej, że taką osobą jest bezpośredni przełożony danego pracownika, mający wgląd w wykonywane przez niego obowiązki. Może to jednak być przedstawiciel kadr, współpracownik czy sam pracodawca.
Najbardziej intrygującym aspektem notatki służbowej opisującej pracownika jest fakt, że nigdzie nie znajduje się informacji na temat sposobu czy okresu przechowywania wprowadzonej w obieg notatki. Żadna z władnych instytucji, np. sąd najwyższy czy minister pracy i polityki socjalnej nie wypowiedział się formalnie na ten temat. Nie wiadomo więc, czy dokument ten powinien być przechowywany i włączony do akt osobowych danego pracownika. Najnowsze rozporządzenia tego resortu również nie regulują miejsca notatki służbowej w procesie gromadzenia informacji o pracowniku.
Domyślne zarządzanie notatką służbową dotyczącą pracownika
Pracownicy działu kadr zwykle powołują się na orzeczenia sądu najwyższego w sprawach, w których notatka służbowa została włączona do toku sprawy. Na tej podstawie uznaje się, że notatka służbowa sporządzona w zakresie stosunku pracy powinna znaleźć się w teczce osobowej pracownika tylko wtedy, gdy na jej podstawie wymierzono pracownikowi karę porządkową. W innym przypadku dokument ten nie powinien być przechowywany w dziale kadr.
Jeżeli na podstawie notatki pracownikowi wymierzono adekwatną do przewinienia karę a w ślad za tym cel notatki został osiągnięty, uznaje się, że od tego momentu następuje nowe otwarcie w relacjach z pracownikiem i notatka powinna zostać zniszczona.
Takie postępowanie z notatką służbową wynika z kolei z zapisów w Kodeksie pracy, który stanowi, że w przypadku nałożonej na pracownika kary porządkowej i jego nienagannej pracy przez kolejny rok od zdarzenia, karę uważa się za niebyłą. Pracodawca zobowiązany jest zatem do usunięcia z akt osobowych pracownika odpisu zawiadomienia o nałożonej karze, musi zniszczyć również wszelkie inne powiązane z nią dokumenty, w tym notatkę służbową. Jeden z wyroków sądu orzekał, że nawet pisma ostrzegające pracownika, że taka kara może zostać na niego nałożona, również muszą zostać usunięte z akt. Można tu zatem zawsze powoływać się na zarządzenie, które dokładnie weryfikuje jak ma wyglądać dokumentacja osobowa pracownika i co w niej musi się znaleźć.
Jednak kwestia przechowywania notatki służbowej w aktach nie została precyzyjnie ustalona w prawie pracy i w orzecznictwie sądowym można znaleźć takie, które kwestię tę widzą zupełnie inaczej. Uznają bowiem, że przechowywanie notatki służbowej o zachowaniu pracownika nie jest bezprawne i nie narusza dóbr osobistych pracownika.
W związku z tak dużą rozpiętością oceny tej kwestii, uznaje się, że ostateczna decyzja należy do pracodawcy, który jednak musi zdawać sobie sprawę, że każdorazowo jego decyzja może zostać zanegowana przez sąd.
Różne cele notatki służbowej
Notatki służbowe mogą służyć jednak do różnych celów, sporządza się je np. podczas spotkań pracowników czy grupy pracowników. Jeżeli podczas spotkania powstają ustalenia dotyczące ich wszystkich, każdy z nich powinien otrzymać notatkę z najważniejszymi informacjami.
Notatkę służbową spisuje się również w ślad za różnego rodzaju zdarzeniami, jakie mogą mieć miejsce w pracy. Każde niefortunne wydarzenie powinno zakończyć się spisaniem notatki, która później może stać się podstawą do otwarcia np, procedury ubezpieczenia. W treści notatki musi pojawić się dokładny opis zdarzenia, jego skutki oraz dane wszystkich osób uczestniczących w zdarzeniu.
Jak napisać notatkę służbową ?
Notatka służbowa to krótki i treściwy zapis w formie zwięzłej, najlepiej kilkuzdaniowej, w najgorszym razie jednostronicowej notatki. W treści znajduje się informacja o konkretnym przekazie, bez ozdobników, wstępu i zakończenia. Przekaz ma dotyczyć wyłącznie zdarzenia, nie musi zawierać opinii.
Notatka służbowa powinna zawierać:
- datę i miejsce gdzie dokument sporządzono
- imię i nazwisko osoby spisujące dokument
- imię i nazwisko odbiorcy komunikatu
- temat spotkania/zdarzenia
- treść właściwą
- podpis osoby sporządzającej notatkę
- ewentualne załączniki
We wstępie notatki warto napisać, z jakiego powodu zostaje ona sporządzona. Forma zapisu powinna być możliwie najbardziej esencjonalna, np. w postaci punktów czy śródtytułów. Język jasny, informacyjny, bez ozdobników, opinii i osądu. Chyba, że przedmiotem notatki jest właśnie obiektywna ocena pracy danego pracownika. Niemniej całość powinna zostać spisana w możliwie najbardziej obiektywnym tonie, ze świadomością, że dokument może stać się dowodem w sprawie.
Jak przekazać notatkę służbową?
Droga notatki służbowej ma znaczenie. W procesie przekazywania jej do odbiorcy ważne jest, by zrobić to w taki sposób, aby nie udostępnić jej osobom trzecim. Jeżeli notatka dotyczy konkretnego pracownika, sporządzona np. przez pracodawcę w celu zdyscyplinowania go, trafia wyłącznie do działu kadr i samego zainteresowanego, w postaci kopii.
Jeżeli jest to notatka informacyjna można rozsyłać ją emailem lub wręczać do rąk własnych wszystkim zainteresowanym. W przypadku spraw, o których wiadomo, że staną się sporne, można też wykorzystać dziennik korespondencji, by nadać notatce od razu na wstępie właściwego znaczenia. Wprowadzona raz w obieg kancelaryjny, na każdym etapie musi mieć udokumentowaną drogę, która może mieć znaczenie w przypadku spornego spojrzenia na treść dokumentu.
Notatka służbowa to forma, która posiada wiele zalet. Stanowi jeden ze sposobów komunikowania się z pracownikami lub pomiędzy pracownikami. Jej formalny charakter sprawia, że trudno z nią dyskutować, najczęściej po prostu należy zaakceptować jej treść i realizować przesłanie.