Dobry moduł kadrowo-płacowy w ogromnym stopniu ułatwia kształtowanie polityki personalnej organizacji oraz wspiera zarządzanie tą polityką. Jako rozwiązanie łączące funkcje sięgające od zarządzania czasem pracy oraz planowania kosztów personalnych i budżetowania, przez rozwój kompetencji i zarządzanie zmianami organizacyjnymi, aż po obsługę delegacji oraz urlopów moduł kadr i płac centralizuje wiele aspektów związanych z gospodarowaniem zasobami ludzkimi. Z tego powodu tak ważne jest, aby wykorzystywane w firmie rozwiązanie kadrowe gwarantowało pełną zgodność realizowanych procesów z obowiązującymi przepisami. Wymagana jest przede wszystkim zgodność z prawem pracy, a także regulacjami podatkowymi czy przepisami dotyczącymi ubezpieczeń społecznych lub chorobowych. Warto o tym pamiętać, ponieważ prowadzenie procesów kadrowo-płacowych w sposób niezgodny z prawem może grozić poważnymi konsekwencjami.
Operacje zgodne z przepisami
Rozwiązania kadrowo-płacowe najczęściej, obok narzędzi księgowo-finansowych, podlegają modernizacjom wynikającym ze zmian prawnych. Dlatego, z perspektywy użytkowników i organizacji, tak ważna jest systematyczność producenta systemu. Nie chodzi przecież o to, aby użytkownicy musieli czekać z realizacją zadań kadrowych na wprowadzenie stosownych zmian w oprogramowaniu. Recz w tym, by to system kadrowo-płacowy pilnował użytkowników, aby działali w sposób zgodny z prawem — i to już od daty wprowadzenia zmian przez ustawodawcę. Praktyka pokazuje, że dużym ułatwieniem w codziennej pracy są funkcjonalności uniemożliwiające wykonanie operacji lub przygotowanie planów niezgodnych z przepisami — nawet jeśli zmiany obowiązują od kilku godzin.
Bezpośredni wpływ na biznes
Specyfika zintegrowanych rozwiązań klasy ERP powoduje, że nawet stosunkowo niewielkie zmiany w zakresie obszaru kadr i płac mogą wpływać na działanie innych modułów oprogramowania, a więc także na przebieg kluczowych procesów biznesowych w firmie. Przykładowo, wprowadzone w 2014 roku zmiany dotyczą m.in. dopuszczalnego czasu pracy oraz kwestii wynagradzania za godziny nadliczbowe. Nowe przepisy w tych obszarach wpływają, rzecz jasna, nie tylko na kadry i płace, ale bezpośrednio odbijają się na mechanizmach planowania pracy w firmie oraz funkcjach finansowo-kadrowych. Jako inny przykład wskazać można kwestię planowania pracy w kontekście zmian dotyczących choćby urlopów macierzyńskich oraz wychowawczych.
Ważne jest, aby sposób implementacji zmian funkcjonalnych podążających za zmianami prawnymi był uwzględniony w ramach całego, zintegrowanego środowiska biznesowego. Przed wyborem konkretnego rozwiązania warto poznać politykę producenta nie tylko w zakresie rozwoju funkcjonalności związanej z obszarem księgowości oraz kadr, ale także w zakresie systematycznego dostosowywania systemu do zmieniających się przepisów. Pełną zgodność z przepisami potwierdzają certyfikaty wydawane przez niezależne organizacje prawne i podatkowe. W przypadku oferowanego przez firmę Macrologic rozwiązania Xpertis Kadry i płace zgodność z przepisami potwierdzają m.in. certfikaty wydane przez Instytut Studiów Podatkowych Modzelewski i Wspólnicy oraz Instytut Studiów Podatkowych Audyt.